Bereken wettelijke rente (consument of zakelijk) op een achterstallige vordering. Geldig voor Nederland.
Gratis en zonder registratie
Berekenen →
Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten?
Buitengerechtelijke incassokosten zijn de kosten die een schuldeiser (crediteur) in rekening mag brengen voor het innen van een openstaande vordering buiten de rechter om. Denk hierbij aan kosten voor het sturen van herinneringen, aanmaningen en ingebrekestellingen. In Nederland zijn deze kosten wettelijk gemaximeerd volgens het zogenaamde WIK-besluit (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten). Dit voorkomt dat schuldenaren worden geconfronteerd met exorbitante kosten. Het besluit onderscheidt tussen consumenten en zakelijke debiteuren, met voor elk verschillende tarieven.
Hoe worden incassokosten berekend?
De hoogte van de incassokosten wordt bepaald door een staffel, een trapsgewijs systeem waarbij het percentage daalt naarmate de hoofdsom (het onbetaalde bedrag) hoger is. De berekening verloopt in een paar stappen:
- Bepaal het juiste percentage: Op basis van de hoofdsom en of de debiteur een consument of een bedrijf is, wordt het toe te passen percentage uit de staffel gehaald. Dit percentage wordt bepaald door het tramo waarin de hoofdsom valt.
- Bereken het basisbedrag: Het percentage wordt toegepast op de hoofdsom. Voor consumenten geldt hierbij een wettelijk minimumbedrag van € 40 exclusief BTW. Als het berekende bedrag lager is dan dit minimum, wordt het minimumbedrag genomen. Voor bedrijven is er geen minimum.
- Voeg BTW toe: Over het berekende basisbedrag aan incassokosten moet meestal 21% omzetbelasting (BTW) worden berekend, tenzij de schuldeiser hiervan is vrijgesteld.
- Tel op: De incassokosten exclusief BTW en het BTW-bedrag samen vormen de totaal te vorderen incassokosten.
Een cruciaal punt voor consumenten: incassokosten mogen alleen in rekening worden gebracht nadat de consument schriftelijk in gebreke is gesteld met een brief waarin een betalingstermijn van minimaal 14 dagen wordt gegeven (de zogenaamde 14-dagenbrief of ingebrekestelling). Kosten voor eerdere vriendelijke herinneringen zijn niet toegestaan. Voor bedrijven is een ingebrekestelling ook sterk aanbevolen.
Rekenvoorbeeld: een onbetaalde factuur van € 1.500 van een consument
Laten we een concreet voorbeeld doorlopen. Stel, een klant (consument) heeft een factuur van € 1.500 niet betaald. U heeft de klant een ingebrekestelling gestuurd en nu wilt u weten welke incassokosten u maximaal mag rekenen.
- Hoofdsom: Het openstaande bedrag is € 1.500.
- Percentage: Volgens de consumentenstaffel geldt voor bedragen tot € 2.500 een percentage van 15%.
- Basisbedrag: 15% van € 1.500 is € 225. Het wettelijk minimum voor consumenten is € 40. Omdat € 225 hoger is dan € 40, blijft het bedrag op € 225 staan.
- BTW: U bent BTW-plichtig, dus u berekent 21% over € 225. Dat is € 47,25.
- Totaal: De totaal te vorderen incassokosten zijn € 225 + € 47,25 = € 272,25.
Dit bedrag mag u na het verstrijken van de betaaltermijn in de ingebrekestelling aan de consument factureren.
Veelvoorkomende situaties en aandachtspunten
- Zeer kleine vorderingen: Bij een consument met een hoofdsom van slechts € 50 is 15% daarvan € 7,50. Dit is lager dan het minimum van € 40. U mag dan het minimumbedrag van € 40 exclusief BTW in rekening brengen (totaal € 48,40 inclusief BTW).
- Zakelijke debiteuren: De staffel voor bedrijven is soepeler. Voor een vordering van € 10.000 is het percentage 8%, wat neerkomt op € 800 exclusief BTW. Er is geen minimum, dus bij een zeer lage hoofdsom kan het berekende bedrag ook laag zijn. Let op: voor bedrijven kunnen in contracten andere tarieven zijn afgesproken; deze calculator toont alleen het wettelijk maximum.
- BTW-vrijstelling: Bepaalde beroepsgroepen, zoals medisch specialisten die zijn vrijgesteld van BTW, brengen alleen het bedrag exclusief BTW in rekening.
- Rente: De staffel wordt alleen toegepast op de oorspronkelijke hoofdsom van de factuur. Over de wettelijke rente die over de schuld loopt, mag u geen extra incassokosten berekenen. De rente moet apart worden vermeld.
- Onderling afwijkende afspraken: Voor consumenten zijn de wettelijke bedragen absoluut maximaal. Voor zakelijke debiteuren mogen partijen onderling andere tarieven afspreken, maar bij gebrek aan zo'n afspraak gelden de wettelijke maxima. Deze tool berekent het wettelijk maximum.
Volgende stap: een ingebrekestelling opstellen
Voordat u incassokosten in rekening kunt brengen, is een formele ingebrekestelling vaak een vereiste, vooral bij consumenten. Dit document is niet alleen een laatste waarschuwing, maar legt ook de juridische basis voor het vervolg. Een goede ingebrekestelling bevat de hoofdsom, een duidelijke nieuwe betaaltermijn (minimaal 14 dagen voor consumenten) en een mededeling over de te berekenen incassokosten bij verdere nalatigheid.
U kunt een juridisch correcte ingebrekestelling eenvoudig opstellen met ons document Ingebrekestelling betreffende een onbetaalde factuur. Dit document helpt u alle vereiste elementen op te nemen en kan worden aangepast voor uw specifieke situatie. Het is de essentiële eerste stap in een geordend incassotraject.