Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Sözleşme

Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Sözleşme (KVKK Sözleşmesi) Nedir ve Nasıl Hazırlanır?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin işlenmesinde temel hak ve özgürlüklerin korunmasını ve kişilerin mahremiyet hakkını güvence altına almayı amaçlayan bir kanundur. Bu kanun kapsamında, veri sorumlusu ile veri işleyen arasında düzenlenen Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Sözleşme, hukuki uyumluluk için kritik bir belgedir. Bu rehber, sözleşmenin amacını, hazırlanma sürecini ve temel unsurlarını açıklayarak size yol gösterecektir.

KVKK Sözleşmesinin Amacı ve Önemi

KVKK sözleşmesinin temel amacı, kanunun getirdiği yükümlülüklerin taraflar arasında net bir şekilde paylaşılmasını ve uygulanmasını sağlamaktır. Veri sorumlusu, kişisel verileri işleme amacı ve vasıtalarını belirleyen taraf iken, veri işleyen ise bu amaca uygun olarak verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir. KVKK sözleşmesi, veri işleyenin hangi şartlarda, nasıl ve ne kadar süreyle veri işleyeceğini tanımlayarak, veri güvenliğini sağlar ve yasal sorumlulukları düzenler. Bu sözleşme olmadan bir veri işleyene kişisel veri aktarımı, kanun ihlali anlamına gelebilir.

Sözleşmenin Temel Bölümleri ve İçermesi Gereken Maddeler

Etkin bir KVKK sözleşmesi, aşağıdaki temel bölümleri ve maddeleri içermelidir:

• Taraflar ve Tanımlar: Veri sorumlusu ve veri işleyenin kimlik bilgileri ile sözleşmede geçen teknik terimlerin açıklamaları.
• Sözleşmenin Konusu ve Kapsamı: Hangi kişisel verilerin, hangi amaçla işleneceğinin net bir şekilde belirtilmesi.
• Tarafların Yükümlülükleri: Veri işleyenin teknik ve idari tedbirleri alma, gizliliği sağlama, veri güvenliğini temin etme ve talimatlara uyma yükümlülükleri. Veri sorumlusunun talimat verme, denetleme ve gerekli bilgileri sağlama yükümlülükleri.
• Veri Güvenliği ve Gizlilik: Alınması gereken güvenlik tedbirlerinin ayrıntıları ve çalışanların gizlilik taahhüdü.
• Alt Veri İşleyenler: Veri işleyenin bir başkasına (alt veri işleyene) veri aktarımı yapması durumunda uyulacak kurallar ve yazılı izin şartı.
• Sözleşmenin Süresi ve Sona Ermesi: Sözleşme süresi ve sona ermesi halinde kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi yükümlülüğü.
• Denetim ve Bildirim Yükümlülüğü: Veri sorumlusunun denetim hakkı ve veri ihlali durumunda veri işleyenin zamanında bildirim yapma zorunluluğu.

KVKK Sözleşmesi Nasıl Yapılır?

Bir KVKK sözleşmesi hazırlarken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, sözleşmenin tarafların özel durumuna uygun olarak hazırlanmasıdır. KVKK sözleşmesi nasıl yapılır sorusunun cevabı birkaç adımda özetlenebilir:

1. İhtiyaç Analizi: Hangi verilerin, hangi amaçla, kim tarafından işleneceğini belirleyin.
2. Rol Belirleme: Tarafların (veri sorumlusu, veri işleyen) kimler olduğunu netleştirin.
3. Hukuki Çerçeveyi Belirleme: KVKK ve ilgili mevzuatın genel ilkelerini göz önünde bulundurun.
4. Sözleşme Taslağı Hazırlama: Yukarıda belirtilen temel maddeleri içeren bir taslak oluşturun. Kişisel verilerin korunması sözleşmesi maddeleri titizlikle düzenlenmelidir.
5. İnceleme ve Uyarlama: Taslağı, özel veri işleme faaliyetlerinize göre uyarlayın ve gerekirse hukuk danışmanınızla inceletin.
6. İmza ve Saklama: Taraflarca imzalanan sözleşmeyi güvenli bir şekilde saklayın.

Veri işleme sözleşmesi KVKK uyumluluğu için, sözleşmenin her iki tarafın da anlayabileceği açık ve net bir dille yazılması önemlidir.

Veri İşleme Faaliyetleri ve Sözleşmenin İlişkisi

KVKK sözleşmesi, bir veri işleme faaliyetinin olmazsa olmaz parçasıdır. Maaş bordrosu hazırlama, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımı kullanma, bulut bilişim hizmetleri alma veya pazarlama faaliyetlerini dışarıdan bir firmaya yaptırma gibi pek çok durum veri işleme faaliyeti olarak kabul edilir. Bu tür faaliyetlerde, kişisel veriler üçüncü bir tarafa aktarıldığı için, aktarılan verilerin korunması ve işlenme şartlarının KVKK sözleşmesi ile güvence altına alınması zorunludur.

KVKK Sözleşmesi Örnekleri ve Kullanım Alanları

KVKK sözleşmesi örneği arıyorsanız, sözleşmenin kullanılacağı senaryoya uygun bir şablon bulmanız önemlidir. Örneğin, bir işverenin maaş bordrosu için bir muhasebe bürosu ile yaptığı sözleşme ile, bir e-ticaret sitesinin müşteri verilerini işlemek üzere bir yazılım firması ile yaptığı sözleşmenin içeriği farklılık gösterebilir. Kullanım alanları arasında:

• İnsan kaynakları ve bordro hizmetleri,
• Bulut depolama ve hosting hizmetleri,
• Pazarlama ve müşteri hizmetleri dış kaynak kullanımı,
• Danışmanlık ve denetim hizmetleri,
• Yazılım geliştirme ve bakım hizmetleri sayılabilir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK Kurumu) tarafından yayınlanan KVKK standart sözleşme önerileri ve rehberler, bu konuda önemli bir yol göstericidir.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

KVKK sözleşmesi ne demek?
KVKK sözleşmesi, kişisel verileri işleyen bir taraf (veri işleyen) ile bu verileri işleten taraf (veri sorumlusu) arasında, verilerin kanuna uygun şekilde işlenmesi ve korunması için yapılan yazılı anlaşmadır.

KVKK nasıl hazırlanır?
KVKK sözleşmesi hazırlamak için öncelikle veri işleme faaliyetinizi analiz etmeli, tarafları belirlemeli ve kanunun genel ilkelerini yansıtan bir sözleşme taslağı oluşturmalısınız. Detaylı bir KVKK sözleşmesi pdf indir seçeneği sunan güvenilir kaynaklardan şablon edinmek işinizi kolaylaştırabilir.

Kişisel verilerin korunması nasıl yapılır?
Kişisel verilerin korunması, teknik (örn. şifreleme, güvenlik duvarları) ve idari (örn. eğitim, gizlilik anlaşmaları, politika ve prosedürler) tedbirlerin alınması, veri işleme amacının açık olması ve ilgili kişilerin aydınlatılması gibi bir dizi önlem ve ilkenin uygulanmasıyla sağlanır.

VeriBis kaydı kimler için zorunlu?
Veri Sorumluları Sicili (VeriBis) hakkında bilgi almak için Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun resmi web sitesindeki güncel düzenlemelere başvurulmalıdır. Kayıt yükümlülüğü, belirli kriterlere bağlıdır ve bu kriterler zamanla güncellenebilir.

Kişisel verileri koruma kanunu neleri kapsıyor?
Kanun, otomatik veya otomatik olmayan yollarla elde edilen tüm kişisel verilerin işlenmesini kapsar. İlgili kişinin açık rızası veya kanunda sayılan diğer işleme şartları dışında kişisel verilerin işlenmesine izin vermez. Verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi de kanun kapsamındaki yükümlülüklerdendir.

Sözleşmenin Yasal Dayanakları ve İlgili Mevzuat

KVKK sözleşmesinin temel dayanağı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'dur. Ayrıca, KVKK Kurumu tarafından yayımlanan yönetmelikler, rehberler ve kararlar da sözleşmenin hazırlanmasında dikkate alınması gereken hukuki kaynaklardır. Sözleşme, Türk Borçlar Kanunu hükümlerine de tabidir. Kişisel verilerin korunması kanununa göre bir sözleşme örneği ararken, bu mevzuatları gözeten şablonları tercih etmek faydalı olacaktır.

Hukuki uyumluluğunuzu sağlamak ve kişisel verilerin güvenliğini etkin bir şekilde tesis etmek için, ihtiyacınıza uygun bir KVKK sözleşme şablonu ile işleminizi başlatabilirsiniz.

Hemen Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Sözleşme şablonunu indirin ve KVKK uyumluluğunuzu sağlayın!